Oficina de Partes y Gestión Documental

Las responsabilidades de esta unidad son:

• Administrar la aplicación de oficina de partes dispuesta por el Servicio para el correcto registro de la información que ingresa y egresa de la del SERNAC a nivel nacional.
  Recibir, digitalizar, registrar, tramitar, despachar oportunamente, archivar correlativamente, derivar y mantener disponible la documentación oficial que ingresa y egresa del Servicio a Nivel Nacional (incluye nivel Central y Direcciones regionales).
• Ejecutar la correcta mantención de la aplicación de oficina de partes a nivel nacional.
• Diagnosticar y levantar el proceso de gestión documental relativa a las oficinas de partes de la SERNAC y otros procesos relacionados.
• Asegurar la continuidad operacional en materia de tramitación de documentación del Servicio
• Notificar y despachar de manera oportuna y correcta la documentación que egresa del Servicio a través de los canales oficiales habilitados para ello.
• Liderar las acciones y planes relativos al desarrollo del proceso de Gestión Documental, particularmente en lo relativo a Oficina de Partes.
• Velar por que se disponga de infraestructura tecnológica adecuada para ello.
• Entregar soporte técnico a los equipos que requieran apoyo en el uso de la plataforma de Docdigital y otras plataformas que estén relacionadas con el proceso de Gestión Documental.
• Contribuir al cumplimiento de la normativa vigente en materia de registro, accesibilidad, disponibilidad, mantenimiento, archivo y derivación de la correspondencia que ingresa y egresa del Servicio.
• Asegurar el registro y control de la numeración correlativa de los documentos que ingresan y egresan del Servicio, además de la digitalización de todos los documentos tales como oficios, resoluciones y otros que ingresen por ventanilla.
• Realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y manejo de los documentos que se encuentran en dependencias de la Oficina de Partes, según la Circular 342 de 1979 del Archivo Nacional.
• Contribuir a la conservación de la documentación histórica del SERNAC.
• Dar mantenimiento y restaurar los documentos que vengan dañados o que se dañen en su manejo.
• Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentran dentro del archivo estén en perfecto estado.
• Supervisar los procesos de expurgo de documentos y otros que se lleven a cabo en el Servicio.